Resumo
Aprenda a gerir e organizar reuniões e a explorar variantes às reuniões tradicionais mais flexíveis e eficazes.
Objetivo Geral
Preparar, conduzir e fazer o acompanhamento de reuniões de forma eficaz.
Competências a Desenvolver
- Compreender o papel das reuniões nas filosofias e culturas de gestão empresarial atuais;
- Avaliar as perceções dos profissionais relativamente ao peso e eficácia das reuniões em que participam;
- Apurar os custos financeiros e não financeiros das reuniões realizadas;
- Identificar erros frequentes que colocam em causa a eficácia das reuniões;
- Aplicar regras básicas que promovem a eficácia das reuniões;
- Preparar a agenda da reunião de forma colaborativa;
- Aplicar heurísticas para definir quem devem participar nas reuniões;
- Acautelar todas as questões logísticas necessárias à realização das reuniões;
- Definir os objetivos da reunião de forma eficaz
- Conduzir eficazmente reuniões, mediando conflitos e gerindo os objetivos e tempos de discussão;
- Secretariar ou tomar notas da reunião e preparar o follow up da mesma;
- Fazer o acompanhamento da reunião e da execução das tarefas distribuídas;
- Avaliar a qualidade das reuniões e desenvolver instrumentos e medidas de melhoria contínua da eficácia das reuniões;
- Preparar formatos alternativos como os huddles, os briefings e os debriefings;
- Preparar um pitch
- Equacionar alternativas à realização de reuniões.
Destinatários
Este curso destina-se a todos os profissionais que pretendam otimizar o tempo dedicado a reuniões e melhorar a organização das mesmas, independentemente do seu grau de experiência, setor de atividade ou função desempenhada. Destina-se também a líderes de equipa e gestores que precisem de melhorar os procedimentos de organização de reuniões nas empresas, nomeadamente promovendo a utilização de formatos mais ágeis e flexíveis, e a profissionais administrativos que apoiam a organização e condução de reuniões.
Aplicações Práticas
Este curso permite-lhe implementar estratégias, procedimentos e práticas eficazes de planeamento, condução e acompanhamento de reuniões e implementar formatos de reunião ágeis que contribuam para a eficácia das reuniões, para a promoção do trabalho colaborativo, da produtividade e da motivação dos colaboradores.
Programa
1. O Papel das Reuniões nas Organizações
- Do inferno das reuniões à sua eficácia
- As reuniões como espelho da cultura empresarial
- Avaliação dos custos das reuniões
- Erros frequentes, soluções de equilíbrio e regras básicas de eficácia
2. Preparação das Reuniões:
- A organização da agenda da reunião
- As boas práticas colaborativas de discussão da agenda
- Definição dos objetivos e temas da reunião
- Como determinar quem deve participar nas reuniões
- Como escolher o local das reuniões
- Quando optar por reuniões presenciais ou reuniões online
- Gestão da duração da reunião
3. O processo de Condução da Reunião
- Funções do líder da reunião
- Como lidar com a agressividade e negatividade dos participantes
- Técnicas de facilitação da reunião
- Como promover a participação ativa dos participantes
- Gerir conflitos e desentendimentos e promover discussões eficazes e produtivas
- Conduzir os processos de decisão em grupo
4. Secretariar ou Tomar Notas da Reunião e Preparar o Acompanhamento ou Follow Up da Reunião
- Como secretariar uma reunião
- Como preparar as notas ou ata da reunião
- Como proceder para validar as notas da reunião
- Preparar os mapas de acompanhamento e follow up da reunião
5. Avaliar a Qualidade e Eficácia das Reuniões
- Preparar instrumentos de avaliação da qualidade e eficácia das reuniões
- Diagnosticar a qualidade e eficácia das reuniões atuais
- Identificar medidas de melhoria contínua que promovam a eficácia das reuniões
6. Formatos Alternativos que Promovem a Eficácia das Reuniões
- As reuniões super-rápidas e os huddles
- As reuniões as caminhar
- As reuniões em pé
- Os briefings e os debriefings
- Os pitch como formato particular de encontro
- Outros formatos alternativos às reuniões
Funcionamento
- Este curso tem apoio do formador, que esclarecerá as suas dúvidas através de um fórum de discussão, onde poderá colocar as suas questões a qualquer momento durante a duração do curso.
- O curso encontra-se estruturado em aulas, que estão num formato cumpridor dos standards internacionais de e-learning.
- Pode aceder às aulas a qualquer hora do dia ou da noite, bem como fins-de-semana e feriados, em função da sua disponibilidade e disposição, tendo apenas a restrição de ter de terminar o curso até ao último dia de formação.
- As aulas são disponibilizadas na sua Área de Membro de 2 em 2 dias, podendo frequentar cada aula desde o dia em que é disponibilizada até ao último dia de formação. O curso só termina 5 dias depois de ser disponibilizada a última aula.
- Pode ainda interromper uma aula a qualquer momento e recomeçá-la mais tarde, podendo frequentar cada aula quantas vezes desejar.
- No final de cada aula tem a possibilidade de efetuar o download de alguns materiais de formação para gravar no seu computador ou imprimir.
- No final do curso receberá um Certificado de Formação Profissional caso realize pelo menos 80% dos elementos de avaliação do curso (trabalhos, testes de avaliação e a participação online nos debates lançados no fórum) e tenha avaliação final positiva.
- Esta formação é certificada e, como tal, a emissão do certificado é feita através da plataforma SIGO (Sistema de Informação e Gestão da Oferta Educativa e Formativa) do Estado Português e as competências desenvolvidas são registadas no Passaporte Qualifica.
Requisitos
- Para frequentar este curso é necessário ter acesso a um computador ou um tablet com ligação à Internet e um browser (programa para navegar na web), como o Chrome, Safari, Firefox ou Internet Explorer.
- Pode aceder ao curso a partir de qualquer computador (por exemplo, em casa e no escritório), tablet ou smartphone.
- Não necessita de instalar quaisquer programas no seu computador para poder aceder ao curso.
- Este curso não exige qualquer conhecimento prévio do tema.