Resumo
Aprenda a gerir de forma eficaz a sua agenda, tarefas e prioridades, o seu email e toda a documentação associada ao seu trabalho.
Objetivo Geral
Gerir de forma eficaz a agenda, tarefas, prioridades, emails e documentação associada à função desempenhada.
Competências a Desenvolver
- Diagnosticar o tempo afeto a cada tipo de tarefa e elaborar time sheets;
- Distinguir e aplicar três métodos para gerir prioridades;
- Gerir tarefas interdependentes;
- Organizar listas de tarefas e checklists;
- Recorrer a aplicações informáticas para gerir tarefas e anotações;
- Estruturar os blocos de tempo dedicados ao email;
- Definir procedimentos e boas práticas para manter a inbox organizada;
- Gerir agendas em diferentes contextos (exemplo: atendimento sem marcação, agendas geridas por terceiros, contextos de situações inesperadas, etc.);
- Definir blocos de tempo para execução de determinadas tarefas;
- Diagnosticar a gestão de agenda que é feita;
- Gerir a agenda respeitando o biorritmo, pausas, tempos para reflexão, etc. e tendo em conta prazos internos e prazos externos;
- Definir indicadores de desempenho da função e desenhar um scorecard e tableau de bord;
- Identificar boas práticas para definir indicadores de desempenho;
- Identificar os vários tipos de documentos comerciais, fiscais ou de trabalho manuseados na empresa e na função;
- Distinguir as funções e contextos de utilização dos documentos;
- Identificar formatos eficazes de disposição de informação para diferentes propósitos;
- Mapear eficazmente informação para incluir em relatórios, manuais, propostas, etc.;
- Definir procedimentos de gestão documental;
- Definir procedimentos de arquivo físico e digital;
- Gerir arquivos.
Destinatários
Este curso destina-se a todos os profissionais que pretendam otimizar o seu tempo e melhorar a organização do trabalho, independentemente do seu grau de experiência, setor de atividade ou função desempenhada. Destina-se também a líderes de equipa e gestores que precisem de melhorar os procedimentos das suas equipas, nomeadamente em termos de organização do trabalho e das prioridades dos membros da equipa.
Aplicações Práticas
Este curso permite-lhe implementar estratégias, procedimentos e práticas eficazes de gestão do seu tempo e das suas tarefas, prepara e gerir documentação e definir indicadores de desempenho que possam medir a eficácia do seu trabalho e contribuir para a melhoria contínua do seu desempenho, produtividade e eficácia.
Programa
1. Gestão do Tempo e das Prioridades
- Definição de Tarefas e Prioridades
- Organização de Tarefas, Checklists e Anotações
- Ferramentas de Apoio
2. Gestão de Emails
- Definição de Procedimentos de Gestão de Mensagens
- Boas Práticas de Gestão da Inbox
3. Gestão de Desempenho
- Definição de Indicadores de Desempenho
- Criação de Dashboards, Scorecards e Tableau de Bords
4. Documentação
- Tipos de Documentação
- Formatos Eficazes de Dispor a Informação
- Mapeamento de Informação
- Gestão Documental
- Arquivo Físico e Digital
Funcionamento
- Este curso tem apoio do formador, que esclarecerá as suas dúvidas através de um fórum de discussão, onde poderá colocar as suas questões a qualquer momento durante a duração do curso.
- O curso encontra-se estruturado em aulas, que estão num formato cumpridor dos standards internacionais de e-learning.
- Pode aceder às aulas a qualquer hora do dia ou da noite, bem como fins-de-semana e feriados, em função da sua disponibilidade e disposição, tendo apenas a restrição de ter de terminar o curso até ao último dia de formação.
- As aulas são disponibilizadas na sua Área de Membro de 2 em 2 dias, podendo frequentar cada aula desde o dia em que é disponibilizada até ao último dia de formação. O curso só termina 5 dias depois de ser disponibilizada a última aula.
- Pode ainda interromper uma aula a qualquer momento e recomeçá-la mais tarde, podendo frequentar cada aula quantas vezes desejar.
- No final de cada aula tem a possibilidade de efetuar o download de alguns materiais de formação para gravar no seu computador ou imprimir.
- No final do curso receberá um Certificado de Formação Profissional caso realize pelo menos 80% dos elementos de avaliação do curso (trabalhos, testes de avaliação e a participação online nos debates lançados no fórum) e tenha avaliação final positiva.
- Esta formação é certificada e, como tal, a emissão do certificado é feita através da plataforma SIGO (Sistema de Informação e Gestão da Oferta Educativa e Formativa) do Estado Português e as competências desenvolvidas são registadas no Passaporte Qualifica.
Requisitos
- Para frequentar este curso é necessário ter acesso a um computador ou um tablet com ligação à Internet e um browser (programa para navegar na web), como o Chrome, Safari, Firefox ou Internet Explorer.
- Pode aceder ao curso a partir de qualquer computador (por exemplo, em casa e no escritório), tablet ou smartphone.
- Não necessita de instalar quaisquer programas no seu computador para poder aceder ao curso.
- Este curso não exige qualquer conhecimento prévio do tema.